Contexte

Softball Québec offre des services à de nombreuses clientèles, plus particulièrement ses différents membres et partenaires. Pour accomplir sa mission, la Corporation recueille, produit et utilise de nombreuses informations à leur égard, renseignements qui peuvent s’avérer sensibles.

Dans un environnement technologique en constante évolution, la Corporation reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés par ses membres, son personnel, ses partenaires et donateurs.

Par cette Politique, la Corporation s’engage à respecter ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.

L’engagement à protéger les renseignements personnels

La Corporation s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses membres, de son personnel et des autres personnes qui participent à ses activités ou qui reçoivent ses services. La Politique sur la protection des renseignements personnels porte sur la façon de collecter, d’utiliser et de dévoiler des renseignements personnels.

Cette Politique pourra être modifiée en tout temps afin d’assurer sa pertinence et sa conformité aux changements technologiques, aux habitudes reconnues et aux lois.

· Les renseignements personnels sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

· La Corporation s’engage à prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

· La Corporation ne doit pas recueillir des renseignements personnels à des fins autres que celles nécessaires à la réalisation de la mission de la Fédération, à l'exercice de ses attributions et à la mise en œuvre d'un programme dont elle a la gestion.

· La Corporation ne doit pas utiliser ou consulter des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

· La Corporation doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'elle conserve soient à jour, exacts et complets. Les renseignements sur les anciens membres ne sont pas corrigés et la Corporation ne peut en garantir l’exactitude.

Renseignements personnels

Aux fins de cette Politique, les renseignements personnels sont ceux qui permettent de distinguer, d’identifier ou de contacter une personne en particulier. Ce sont plus particulièrement le nom, la date de naissance, l’adresse de résidence, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, les renseignements sportifs, les renseignements médicaux et sur la santé ou les intérêts de la personne, l’information sur les cartes de crédit (numéro, type de carte, date d’expiration) représentant des renseignements pouvant être demandés et utilisés par la Corporation.

Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le poste, l’adresse ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé ou d’une entreprise.

Dans le cas où la Corporation est obligée de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

Consentement

Lorsqu’un membre y consent, ses coordonnées seront utilisées par la Corporation aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors la Corporation n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra pas divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu’un membre n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à cette fin. Si un membre veut retirer son consentement, le membre doit communiquer par écrit son refus à la Corporation.

Conservation des renseignements personnels

La Corporation conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée pas les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre et la Corporation, mais ne durera que le temps requis pour que la Corporation puisse communiquer avec le membre s’il y a lieu. Lorsque la Corporation n’a plus besoin des renseignements personnels du membre, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme.

Imputabilité

La Corporation est responsable de tous les renseignements personnels sous son autorité ou sous son contrôle, incluant les renseignements que la Corporation peut être appelé à partager avec un tiers.

C’est à la direction générale de la Corporation que l’on confie la responsabilité d’assurer la protection des renseignements personnels sous le contrôle de la Corporation. La direction générale peut partager ce mandat avec d’autres membres de son personnel tout en demeurant toutefois ultimement responsable de la protection des renseignements personnels confiés à la Corporation.

Mise en vigueur

La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d'administration de Softball Québec et elle a effet dès cette adoption. La politique a été adoptée par le conseil d’administration le 3 avril 2023.